Contoh Skema Tenaga Administrasi Perkantoran Dasar I
1. LATAR
BELAKANG
1.1.
Membantu Industri atau dunia usaha dalam menciptakan
tenaga administrasi perkantoran yang
memiliki kompetensi.
1.2.
Membantu Tenaga Kerja/SDM dalam meningkatkan kemampuan
dan keterampilan dalam bidang administrasi perkantoran.
1.3.
Tuntutan dunia usaha baik sektor swasta maupun
pemerintahan terhadap Tenaga Administrasi Perkantoran yang terlatih dan teruji
kompetensinya tentang pengelolaan administrasi, kesekretariatan dan operasional
kegiatan perkantoran dalam rangka terselenggaranya kegiatan perkantoran yang
efektif dan efisien.
1.4.
Tuntutan terhadap kebutuhan tenaga kerja profesional
dalam bidang perkantoran
untuk pengakuan
kompetensi melalui sertifikasi dan hasil kompetensi diberikan dalam bentuk sertifikat
2. RUANG LINGKUP SKEMA SERTIFIKASI
2.1.
Organisasi/Lembaga/Institusi/Perkantoran baik sektor
swasta maupun pemerintahan
2.2.
Organisasi/Lembaga/Institusi/Perkantoran yang
berorientasi pada Laba/Sosial dan Pelayanan.
3.
TUJUAN SERTIFIKASI
3.1.
Memastikan
dan memelihara kompetensi kualifikasi Tenaga administrasi perkantoran, dalam rangka
memastikan kegiatan operasional kantor berjalan dengan baik dan
lancar mulai dari tata kelola organisasi, Kesekretariatan, Tata kelola
Administrasi serta penggunaan peralatan dan perlengkapan kantor dengan baik
guna mencapai tujuan perusahaan/organisasi.
3.2.
Menciptakan tenaga administrasi perkantoran yang
kompeten dan teruji.
4. ACUAN
NORMATIF
4.1.
Keputusan
Menteri Ketenagakerjaan
Republik Indonesia Nomor 161 Tahun 2015
tentang Penetapan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Kategori
Pendidikan Golongan Pokok Jasa Pendidikan Bidang Standarisasi, Pelatihan dan
Sertifikasi
4.2.
Undang-undang
No.13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan; Peraturan Pemerintah
4.3.
Undang-undang
No.20 tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional
4.4.
Peraturan
Pemerintah Nomor 31 tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional
4.5.
Undang-undang
No.39 tahun 2004 tentang Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia ke
Luar Negeri
4.6.
Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Republik Indonesia Nomor 195/MEN/IV/2007 Tentang Penetapan Standar Kompetensi
Kerja Nasional Indonesia Sektor Jasa Perusahaan Lainnya Bidang Jasa
Administrasi Perkantoran.
5. KEMASAN
/ PAKET KOMPETENSI
5.1.
Jenis
Kemasan : KLASTER
5.2.
Rincian
Unit Kompetensi atau Uraian Tugas dari Klaster Tenaga Administrasi Perkantoran Dasar I
NO
|
KODE UNIT
|
JUDUL UNIT
|
1
|
ADM.PK01.001.01
|
Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi
|
2
|
ADM.PK01.002.01
|
Berkomunikasi melalui telpon
|
3
|
ADM.PK01.004.01
|
Memberikan pelayanan kepada pelanggan
|
4
|
ADM.PK02.004.01
|
Memproduksi
dokumen di komputer
|
5
|
ADM.PK02.007.01
|
Melakukan prosedur administrasi
|
6
|
ADM.PK02.008.01
|
Menangani penerimaan surat/dokumen
|
7
|
ADM.PK02.009.01
|
Menangani pengiriman surat/dokumen
|
8
|
ADM.PK02.010.01
|
Mencatat dikte untuk menghasilkan data
|
9
|
ADM.PK02.011.01
|
Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen
|
10
|
ADM.PK02.012.01
|
Mempersiapkan dokumen
|
11
|
ADM.PK02.013.01
|
Mengelola dan menjaga sistem kearsipan
|
12
|
ADM.PK02.019.01
|
Berkomunikasi lisan dalam bahasa inggris pada
tingkat operasional dasar
|
13
|
ADM.PK02.020.01
|
Membaca dalam bahasa inggris pada tingkat
operasional dasar
|
6. PERSYARATAN
DASAR PEMOHON SERTIFIKASI
6.1.
Peserta
Pelatihan memiliki pendidikan minimal lulusan SMA/SMK/Sederajat.
6.2.
Memiliki
sertifikasi pelatihan profesi untuk unit-unit kompetensi yang tercantum dalam
daftar unit kompetensi dalam klaster Tenaga Administrasi Perkantoran Dasar I
7. HAK
PEMOHON SERTIFIKASI DAN KEWAJIBAN PEMEGANG SERTIFIKAT
7.1.
Hak
Pemohon Sertifikasi
7.1.1.
Peserta yang dinyatakan kompeten dalam asesmen pada
seluruh unit kompetensi pada klaster Tenaga administrasi perkantoran akan
diberikan sertifikat kompetensi (certificate
of competence)
7.1.2.
Peserta yang hanya kompeten pada beberapa unit
kompetensi (tidak seluruh unit), maka diberi kesempatan satu kali untuk
mengikuti uji kompetensi ulang pada unit kompetensi yang belum kompeten
7.1.3. Pemohon yang
dinyatakan belum kompeten pada uji kompetensi ulang, dapat mengikuti uji
kompetensi kembali setelah enam bulan sejak tanggal pelaksanaan uji kompetensi
terakhir, dengan mengajukan permohonan ulang
7.2.
Kewajiban
Pemegang Sertifikat
7.2.1. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan lingkup
sertifikasi dan tetap menjaga kode etik profesi
7.2.2. Mengikuti
pelaksanaan surveilan yang ditetapkan oleh LSP Unggul Mandiri Smart Fast minimal satu
kali dalam periode masa berlaku sertifikat
8. BIAYA
SERTIFIKASI
Biaya
sertifikasi kompetensi untuk klaster Tenaga Administrasi Perkantoran Dasar I adalah sebesar Rp.250.000,- (Dua Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)
9. PROSES
SERTIFIKASI
9.1.
Persyaratan Pendaftaran
9.1.1.
Fotokopi ijazah terakhir yang dimiliki
9.1.2.
Membawa bukti-bukti terkini berupa sertifikat,
surat keterangan, surat referensi dan bukti lainnya (rekaman hasil kerja /
portofolio) yang berkenaan dengan Tenaga Administrasi Dasar I yang dipilih
9.1.3.
Mengisi formulir permohonan sertifikasi
(FR-APL-01)
9.1.4. Mengerjakan
formulir penilaian mandiri (FR-APL-02)
9.1.5. Fotokopi
identitas diri KTP/SIM yang masih berlaku
9.1.6. Membayar
biaya sertifikasi
9.1.7. Pasphoto
ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar
9.2. Proses
Verifikasi Bukti
9.2.1.
Petugas di TUK (Tempat Uji
Kompetensi) memeriksa dan menelaah dokumen persyaratan calon peserta
sertifikasi, apakah calon peserta sertifikasi telah memenuhi persyaratan atau
belum
9.2.2.
Asesor kompetensi yang telah
memperoleh penugasan dari LSP
Unggul
Mandiri Smart Fast akan melakukan verifikasi
terhadap bukti-bukti yang disampaikan oleh calon peserta sesuai dengan isian
bukti pendukung pada FR-APL-01 dan kesesuaian bukti pada FR-APL-02
9.2.3.
Asesor kompetensi membuat
keputusan direkomendasikan atau tidak direkomendasikan lanjut asesmen
9.2.4. Asesor kompetensi mendiskusikan rencana asesmen dengan peserta sertifikasi
menyangkut jadwal, lokasi, dan melakukan penyesuaian yang diperlukan, serta
membuat kesepakatan dengan peserta sertifikasi
9.3. Proses
Uji Kompetensi
9.3.1.
LSP menugaskan tim Asesor untuk mengases
kompetensi peserta sertifikasi melalui metode observasi
demonstrasi/praktek, lisan dan tertulis.
9.3.2.
Proses asesmen dilaksanakan sedemikian
rupa sehingga dapat menjamin bahwa pelaksanaan asesmen dilaksanakan secara
objektif dan sistematis dengan bukti terdokumentasi untuk hasil
direkomendasikan kompeten atau tidak direkomendasikan kompeten
9.3.3.
LSP menjamin kerahasian hasil asesmen
9.4. Keputusan
Asesmen
9.4.1.
Berdasarkan laporan dan hasil rekomendasi
asesor pelaksana asesmen, LSP. Unggul Mandiri Smart Fast mengevaluasi, mempertimbangkan, dan
membuat keputusan sertifikasi (bila diperlukan akan membentuk tim teknis
khusus)
9.4.2.
Keputusan LSP Unggul Mandiri Smart Fast berupa pernyataan menerima atau menolak dengan alasan,
terhadap hasil rekomendasi asesor pelaksana asesmen
9.4.3.
Peserta sertifikasi yang diputuskan
Kompeten (K) akan diterbitkan sertifikat kompetensi untuk klaster Tenaga
Administrasi Perkantoran Dasar I.
9.4.4.
Sertifikat kompetensi akan diberikan atau
dikirim kepada pihak yang relevan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja
setelah keputusan sertifikasi dibuat LSP Unggul Mandiri Smart Fast
9.5. Pembekuan
dan Pencabutan Sertifikat
9.5.1.
Pembekuan dan pencabutan sertifikat
dilakukan jika terjadi penyalahgunaan sertifikat yang berpotensi merugikan LSP
. Unggul Mandiri Smart Fast.
9.5.2.
Melanggar kode etik profesi Tenaga
Administrasi Perkantoran.
9.5.3. Selama
pembekuan dan pencabutan sertifikat, pemegang sertifikat tidak diperkenankan
melakukan promosi atau sebagai bahan rujukan untuk kegiatan tertentu
9.5.4. Melakukan tindakan
pidana yang merugikan orang lain baik secara finansial maupun non finansial.
9.6. Pemeliharaan
Sertifikat
9.6.1. LSP
Unggul Mandiri Smart Fast akan melakukan surveilan secara berkala kepada
pemegang sertifikat, untuk memastikan kompetensi terpelihara
9.6.2. Surveilan
dapat dilakukan dengan cara melihat langsung aktivitas kerja, atau komunikasi
melalui telepon
9.6.3. Pemegang
sertifikat agar menyampaikan dokumen bukti setiap ada peningkatan kompetensi,
seperti mendapat penugasan memberi pelatihan atau mengikuti pelatihan, dan
dapat dikirim melalui pos, email, atau fax
9.6.4. Melaporkan
setiap perubahan data diri dalam rangka pengkinian data pemegang sertifikat, seperti
tempat bekerja, jabatan, dan pendidikan saat ini
9.6.5. Surveilan
dilakukan minimal sekali dalam setahun dan akan diberikan surat keterangan
telah dilakukan surveilan
9.7. Proses
Sertifikasi Ulang
9.7.1. Hasil
keputusan sertifikasi oleh asesor bahwa peserta uji dinyatakan Belum Kompeten
terhadap seluruh unit
9.7.2. Pemegang
sertifikat lebih dari 3 tahun sehingga dinyatakan sertifikat tidak berlaku lagi
9.7.3. LSP
Unggul Mandiri Smart Fast menetapkan persyaratan sertifikasi ulang sama dengan
persyaratan awal mengikuti uji kompetensi untuk menjamin kemutakhiran data
peserta
9.7.4. Sertifikasi
ulang fokus pada metode asesmen praktek mengajar/presentasi,
wawancara/interview, dan/atau portofolio
9.8. Penggunaan
Sertifikat
Peserta yang disertifikasi harus menandatangani persetujuan untuk
9.8.1. Memenuhi
ketentuan pada skema sertifikasi
9.8.2. Menyatakan
bahwa sertifikat hanya berlaku pada ruang lingkup yang diberikan
9.8.3. Tidak melakukan
tindakan pidana yang merugikan orang lain baik secara finansial maupun non
finansial.
9.8.4. Tidak
menyalahgunakan sertifikat yang dapat merugikan LSP Unggul Mandiri Smart Fast
9.9. Banding
Banding merupakan proses pengajuan pengaduan dari peserta uji
mengenai ketidakpuasan terkait pelaksanaan uji kompetensi yang telah
dilaksanakan. Proses pengajuan banding yaitu :
9.9.1. Sekretariat LSP
menerima surat pengaduan dari peserta uji mengenai ketidakpuasan pelaksaan
sertifikasi baik pada tahap keputusan peserta sertifikasi, tahap pelaksanaan
sertifikasi dan atau tahap rekomendasi oleh asesor kompetensi.
9.9.2. Direktur LSP
Unggul Mandiri Smart Fast membahas surat pengaduan bersama manager dan komite
sertifikasi menyiapkan draf balasan atas pengaduan tersebut.
9.9.3. Draf balasan di
konsultasikan dengan dewan pengarah sebelum dikirim kepada pengadu.
9.9.4. Surat balasan
dikirim ke pengadu
9.9.5. Keputusan
banding adalah diterima atau ditolak disertai dengan alasan
